Rancangan Komunikasi Berkesan

Rancangan komunikasi menerangkan apa yang ingin dicapai oleh organisasi dengan maklumat yang dihantarnya. Ini menyenaraikan objektif, alat yang digunakan untuk menghasilkan komunikasi dan penerima yang dimaksudkan. Rancangan ini menerangkan maklumat apa yang akan dikongsi dan bagaimana ia akan diedarkan. Rancangan ini juga mengenal pasti orang-orang yang bertanggungjawab untuk membina dan mengurus maklumat, kapan ia harus disampaikan dan di mana rekod harus disimpan.

Kandungan

Komunikasi merangkumi penerbitan cetak, bahan persidangan dan perhubungan awam, dokumen undang-undang dan kandungan dalam talian. Jenis komunikasi lain termasuk tinjauan, laporan, ucapan dan dokumen syarikat lain. Jenis komunikasi pemasaran merangkumi buletin projek, testimoni, persembahan dan jaminan promosi lain. Mekanisme khas yang digunakan untuk menyampaikan mesej termasuk poster, brosur dan laman web. Rancangan komunikasi biasanya merangkumi kalendar untuk menunjukkan kapan bahan komunikasi akan tersedia. Di samping itu, rancangan menentukan kaedah untuk mengukur seberapa baik komunikasi itu berfungsi.

Tujuan

Rancangan komunikasi bertindak sebagai langkah proaktif untuk memastikan bahawa setiap orang mempunyai maklumat yang tepat pada masanya. Rancangan ini menerangkan siapa yang menghasilkan setiap jenis komunikasi dan berapa kerap ia dikemas kini atau diedarkan. Mengutamakan keperluan komunikasi membantu organisasi mengenal pasti berapa banyak masa yang perlu diperuntukkan untuk tugas-tugas ini dalam perancangan organisasi secara keseluruhan.

Penonton

Rancangan komunikasi menentukan jenis mesej dan siapa yang harus menerimanya. Pengenalan khalayak yang jelas dan keperluannya menjadikan penulisan komunikasi menjadi lebih mudah. Sebagai contoh, buletin yang ditujukan kepada kakitangan mesti mengandungi perincian mengenai acara yang akan datang, memberikan pengiktirafan untuk prestasi yang luar biasa dan meminta input mengenai pernyataan misi dan titik perbincangan organisasi lain.

Penghantaran

Persembahan multimedia, rakaman acara latihan, podcast dan alat teknologi media sosial seperti wiki, blog dan forum memastikan bahawa peserta mendapat semua maklumat yang mereka perlukan, ketika mereka memerlukannya. Untuk situasi yang sensitif pada masa, menghantar maklumat melalui suara, teks dan e-mel memberi amaran kepada semua orang dengan cepat, memastikan keputusan terbaik dapat dibuat, dan semua orang diberitahu dan terlibat.

Sejarah Semakan

Penambahan sejarah penyemakan pada rancangan komunikasi memastikan perubahan strategi komunikasi didokumentasikan. Menilai alat dan teknik yang digunakan untuk berkomunikasi membolehkan organisasi menetapkan amalan terbaik dan menggunakan semula strategi yang berjaya pada usaha seterusnya, menjimatkan masa dan wang.