Kapan Menggunakan Laporan Perniagaan untuk Berkomunikasi Bukan Surat Perniagaan

Laporan perniagaan digunakan terutamanya untuk menyampaikan maklumat. Surat boleh menyampaikan maklumat juga, tetapi biasanya merangkum maklumat. Walaupun surat ditujukan kepada penerima tertentu, laporan mungkin dikirimkan kepada individu di luar syarikat atau diterbitkan. Laporan sering diformat dengan cara yang konsisten dari satu periode pelaporan ke yang lain sehingga maklumat dapat dibandingkan. Sekiranya terdapat pergantian pekerja yang melengkapkan laporan, keseragaman templat laporan akan memudahkan syarikat untuk mengekalkan konsistensi dalam amalan pelaporannya.

Panjang

Salah satu faktor dalam menentukan sama ada menggunakan laporan perniagaan atau surat perniagaan ialah panjang maklumat yang perlu anda sampaikan. Surat perniagaan biasanya berukuran satu hingga tiga halaman Sekiranya anda menyampaikan maklumat yang lebih panjang daripada ini, akan lebih mudah dibaca jika diformat sebagai laporan dengan gambaran keseluruhan, tajuk dan kesimpulan. Laporan yang panjang harus mengandungi senarai isi untuk membantu pembaca.

Penonton

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan ialah khalayak anda. Sekiranya maklumat yang anda kumpulkan akan disemak oleh beberapa orang sahaja, masukkan ke dalam surat yang mengandungi komen peribadi anda. Namun, jika anda mengumpulkan maklumat yang akan dibaca oleh banyak orang atau disebut di masa depan oleh individu di luar syarikat anda, gunakan laporan perniagaan. Data kewangan, misalnya, mungkin disemak oleh pemegang saham, akauntan, peguam dan agensi kerajaan syarikat anda.

Jenis Maklumat

Data yang disusun ke dalam jadual, senarai, spreadsheet atau bentuk lebih sesuai dengan laporan perniagaan daripada surat. Begitu juga, jika anda menyertakan grafik atau gambar rajah, gunakan laporan. Projek penyelidikan utama, seperti kajian kelayakan, harus dimasukkan ke dalam laporan karena menyediakan format untuk menguraikan sejumlah besar data, statistik, metode dan hasil penelitian. Sebaliknya, sepucuk surat berguna untuk menyampaikan ringkasan ringkas penyelidikan. Jenis maklumat lain yang biasanya disampaikan dalam laporan termasuk rancangan strategi, laporan penjualan, laporan kepatuhan dan rencana pemasaran.

Formaliti

Gunakan laporan perniagaan, bukan surat, adakah tulisan anda bersifat formal. Walaupun anda mungkin menggunakan "Saya" atau "anda" secara bebas dalam surat, laporan kurang bersifat pribadi. Laporan ditulis dengan nada objektif, melaporkan fakta dan bukannya menyampaikan pendapat. Sekiranya anda ingin memasukkan pendapat dengan laporan tersebut, tulislah ini dalam surat yang menyertakan laporan tersebut. Sekiranya bahan yang anda sampaikan memerlukan kutipan dari sumber luar, laporan juga merupakan format yang sesuai untuk melakukan ini. Bergantung pada gaya yang disukai oleh syarikat anda, letakkan petikan dalam teks laporan, dalam nota kaki atau di akhir laporan.