Apakah Faedah Menggunakan Sistem Inventori Berkomputer?

Masih mungkin untuk menjalankan perniagaan tanpa komputer, tetapi ia mesti menjadi perniagaan yang sangat kecil dan anda pasti akan melakukan sesuatu dengan cara yang sukar. Oleh kerana anda mungkin mempunyai komputer dalam perniagaan anda, masuk akal untuk memaksimumkan nilai yang anda dapat dari mereka. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan komputerisasi sistem inventori anda. Anda boleh menggunakan komputer hanya untuk mempercepat penyimpanan rekod atau pergi ke sistem inventori masa nyata yang lengkap, bergantung pada keperluan anda, tetapi dengan cara apa pun, anda akan mendapat keuntungan dari komputer itu.

Sistem Inventori Berkala vs Berkekalan

Secara umum, terdapat dua cara untuk menguruskan inventori anda. Salah satunya adalah dengan mengira secara fizikal secara berkala secara berkala, dan kemudian menggabungkan inventori sebenar anda dengan angka yang ditunjukkan pada buku anda setelah anda memperhitungkan pesanan masuk dan penjualan keluar. Kaedah ini memanfaatkan komputerisasi dalam beberapa cara, walaupun jika perniagaan anda cukup kecil, anda boleh menyimpannya sepenuhnya "sekolah lama" dengan menggunakan pen dan kertas.

Perniagaan dengan inventori yang lebih besar untuk mengurus dan perolehan produk yang lebih tinggi, secara amnya menggemari apa yang disebut sebagai sistem inventori berterusan. Jenis sistem ini melacak penjualan dan pesanan anda dalam masa nyata, mengemas kini jumlah inventori anda dengan setiap transaksi. Di situlah faedah pengkomputeran kelihatan paling jelas.

Pengiraan Cepat, Tepat

Walaupun anda menggunakan sistem inventori yang berterusan, anda perlu membuat pengiraan fizikal sekali-sekala untuk memastikan rekod inventori anda tepat. Salah satu kelebihan terbesar sistem inventori berkomputer ialah ia membuat pengiraan yang lebih pantas dan tepat.

Mengimbas kod bar atau kod QR lebih pantas dan mudah daripada menulis nombor stok secara manual atau membalik halaman lembaran inventori, mencari item yang betul. Ini juga bermaksud anda tidak perlu memindahkan nombor tersebut secara manual ke perisian perakaunan atau pangkalan data inventori anda, yang menghilangkan kemungkinan sumber ralat lain dan beberapa jam masa kemasukan data. Sebaliknya, ia adalah muat naik elektronik yang cepat.

Penerimaan dan Penghantaran Lebih Baik

Sistem inventori berkomputer menjadikan penghantaran dan penerimaan pesanan lebih mudah juga, dan tidak memberi ruang untuk kesalahan Anda hanya boleh mengimbas produk ke dalam inventori seperti yang diterima, dan produk tersebut akan ditunjukkan di inventori langsung anda. Dengan cara yang hampir sama, apabila anda menghantar pesanan kepada pelanggan, anda dapat mengimbas setiap item dari inventori.

Secara runcit, juruwang anda melakukan perkara yang sama seperti meleret atau mengimbas setiap barang yang dijual. Anda masih perlu melatih kakitangan anda untuk memeriksa semula kandungan setiap kotak berdasarkan pesanan atau invois, tetapi anda masih menghapuskan satu atau lebih langkah memasukkan data di mana kesilapan boleh berlaku.

Pengurangan Pengecutan dan Inventori Hilang

Setiap kali anda mengira inventori anda, anda akan dapati bahawa sebahagian daripada yang sepatutnya anda miliki tidak ada. Terdapat beberapa kemungkinan sebab untuk itu, dengan pencurian kedai dan pencurian pekerja mendahului senarai. Kesalahan pentadbiran dalaman anda dan penipuan vendor juga merupakan faktor penting.

Menurut angka dari tinjauan Persekutuan Runcit Nasional 2017, mereka merangkumi gabungan lebih dari 26 peratus pengecutan, yang dapat menambah jumlah wang sebenar. Dengan mengurangkan peluang kesilapan dalam proses penghitungan, penghantaran dan penerimaan anda, sistem inventori berkomputer dapat membantu menurunkan angka tersebut.

Pengurusan Inventori yang Lebih Baik

Sekiranya anda menggunakan sistem inventori berkala, jumlah inventori buku anda biasanya akan ketinggalan zaman pada waktu akauntan anda selesai mengemas kini data. Ini bermakna anda perlu sentiasa membawa sekurang-kurangnya sejumlah kecil inventori tambahan untuk menampung penjualan yang diunjurkan, atau pengeluaran yang diunjurkan jika anda seorang restoran atau pengilang. Itu mengikat wang dan ruang simpanan yang mungkin anda miliki.

Dengan sistem inventori kekal berkomputer, anda akan sentiasa mengetahui tahap inventori anda dengan sekilas pandang. Anda mungkin dapat membawa lebih sedikit inventori atau bahkan pergi ke sistem inventori tepat waktu, dengan produk tiba dari vendor anda mengikut keperluan. Itu dapat menjimatkan kos sebenar.

Maklumat Pengurusan Masa Nyata

Salah satu kelebihan penting dari sistem inventori kekal berkomputer ialah ia memberi anda maklumat pengurusan yang anda perlukan dalam masa nyata. Itu melampaui tahap penjualan semasa dan tahap inventori, menjadi teras operasi anda. Pertimbangkan kos barang yang anda jual (COGS), misalnya. Ini adalah ukuran yang mengukur seberapa cekap anda mengubah bekalan anda menjadi pendapatan penjualan, atau dalam hal peruncit, margin apa yang anda buat pada produk yang anda jual.

Dalam sistem inventori berkala, anda hanya dapat mengetahui COGS anda pada akhir kitaran inventori, apabila anda secara fizikal telah menghitung inventori anda dan akauntan anda dapat melakukan matematik. Di antara anda, anda menggunakan andaian aliran kos, yang berjumlah lebih sedikit daripada "tekaan terbaik." Dengan sistem inventori yang berterusan, anda dapat melihat COGS terkini pada bila-bila masa, yang bermaksud anda akan mengenal pasti - dan dapat membetulkan - masalah semasa ia berlaku.