Tugas dalam Lima Fasa Pengurusan Projek

Menurut Project Management Institute Inc., pengurusan projek adalah kumpulan aktiviti yang menggunakan alat, pengetahuan, kemahiran dan teknik untuk memenuhi kehendak projek. Syarikat boleh menggunakan projek untuk mengembangkan produk baru, mengubah proses, atau menyelesaikan masalah. Terdapat lima fasa projek yang berjaya. Pasukan projek menyelesaikan tugas tertentu dalam setiap fasa untuk menyelesaikan tujuan projek.

Pemilihan Projek

Pada fasa ini, pasukan projek memilih projek dan memutuskan apakah ia akan memberi manfaat kepada organisasi. Mereka menentukan skop projek dan hasil yang diinginkan. Sebelum memulakan projek, pasukan memutuskan apakah projek itu realistik dan dapat diselesaikan dalam tiga kekangan utama projek iaitu masa, wang dan ruang lingkup.

Perancangan projek

Fasa ini adalah yang paling lama dan paling penting dalam kitaran projek. Tanpa perancangan skop yang betul, projek mempunyai peluang kejayaan yang rendah. Anggota pasukan mesti memutuskan anggaran, menetapkan garis masa, dan mengenal pasti sumber dan sebarang halangan untuk berjaya. Pasukan ini mengesahkan adanya sumber, bahan dan kepakaran yang penting untuk penyelesaian projek tepat pada waktunya. Pasukan projek harus menghabiskan masa yang diperlukan untuk merancang projek dan membuat perubahan rancangan sebelum beralih ke fasa seterusnya. Pasukan boleh membuat rancangan projek secara bertulis untuk menjelaskan peranan, tanggungjawab dan tarikh akhir projek.

Pelancaran dan Pelaksanaan Projek

Setelah rancangan projek dilaksanakan, pasukan melancarkan projek tersebut. Ketua projek harus menyampaikan peranan dan tanggungjawab kepada setiap ahli pasukan dan menjelaskan garis masa dan tarikh akhir individu. Individu atau sub-pasukan bekerja melalui tugas mereka mengikut rancangan projek. Anggota pasukan perlu berkomunikasi secara berkala selama fasa ini untuk memastikan tugas projek diselesaikan tepat pada waktunya dan mengikut spesifikasi.

Pemantauan dan Pengendalian Projek

Semasa fasa ini, pengurus projek memantau garis masa projek, rancangan projek dan prestasi ahli pasukan. Dia mungkin mengatur mesyuarat tinjauan projek dan memerlukan laporan prestasi projek secara berkala. Dia bertanggung jawab untuk memantau anggaran projek, menentukan apakah kekangan utama mempengaruhi keberhasilan projek, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk rancangan projek.

Tamat Projek

Tidak seperti proses yang berterusan, projek mempunyai permulaan dan akhir. Fasa ini sering diabaikan, tetapi merupakan tugas penting yang mengakhiri projek dan membebaskan pasukan projek dari tanggungjawab lebih lanjut. Projek boleh berakhir apabila semua objektif tercapai atau atas permintaan pelanggan, pengurusan kanan atau ketua projek. Pasukan projek atau ketua pasukan boleh bertemu dengan klien atau pengurusan kanan untuk meninjau hasil projek dan meraikan kejayaan.