Cara Menyelenggara Sistem Pemfailan Elektronik & Salinan Keras

Menjalankan perniagaan biasanya bermaksud mengumpulkan banyak rekod, dan tanpa sistem pemfailan yang baik, jumlah yang cukup besar menyukarkan pengambilan rekod tertentu di kemudian hari. Tanpa akses yang boleh dipercayai ke rekod anda, perniagaan anda boleh melayang atau bahkan gagal, jadi untuk menjalankan perniagaan anda dengan berkesan, anda memerlukan sistem pemfailan yang baik. Ini bermaksud merancang skema organisasi fail pintar dari awal, untuk kedua-dua rekod kertas dan rekod digital anda, dan kemudian mengikuti perkembangan penyimpanan rekod anda secara berkala selepas itu.

Menyusun Fail Digital

Mendigitalkan fail anda menjadikan penyimpanan rekod lebih cepat, lebih mudah, lebih selamat dan lebih tepat. Setiap syarikat harus menyimpan salinan digital dari semua rekod kertas kecuali mereka mempunyai alasan kukuh untuk tidak melakukannya. Untuk menyiapkan skema fail yang baik untuk rekod elektronik anda, gunakan komputer khusus dan selamat, dan jadualkan sandaran rutin komputer tersebut - lebih baik di lokasi fizikal lain - sekiranya komputer gagal atau seluruh pejabat anda mengalami kerosakan akibat bencana. Di komputer, buat folder fail untuk semua jenis rekod asas anda, seperti daftar gaji, kos kemudahan, dokumen cukai dan akaun yang belum diterima dan kena bayar. Gunakan subfolder untuk membuat penyempurnaan lebih lanjut jika perlu. Jadikan keseluruhan matlamat organisasi anda sebagai pengambilan rekod yang pantas dan intuitif.

Menyusun Fail Kertas

Sebagai peninggalan amalan perniagaan yang telah berlalu, kebanyakan syarikat masih menyimpan rekod segala-galanya. Kadang-kadang dokumen salinan kertas asli mempunyai kekuatan undang-undang yang unik, seperti perjanjian sewa yang dilaksanakan. Walau bagaimanapun, semasa berusaha untuk mengelakkan kertas kerja yang tidak perlu, anda perlu mewujudkan sistem penyimpanan rekod yang baik untuk fail keras anda. Melabur dalam rangkaian kabinet fail dan susun mengikut jenis rekod yang mereka simpan, simpan jenis rekod asas bersama-sama dan gunakan folder dan partition untuk memisahkan fail individu. Jangan biarkan pelbagai jenis rekod asas bercampur dalam kabinet fail yang sama. Labelkan kabinet dengan jelas, supaya anda tahu ke mana hendak pergi menyimpan atau mengambil rekod tertentu. Tinggalkan banyak ruang tambahan di dalam kabinet sehingga anda dapat mengembangkan rekod anda selama bertahun-tahun tanpa perlu memindahkan fail atau kabinet itu sendiri.

Memproses Rekod Masuk

Semasa anda menjana dan menerima kertas kerja semasa operasi perniagaan, terus ikuti perkembangan fail anda, baik rekod elektronik maupun kertas. Memproses kertas kerja baru sehingga anda membuat versi digital dengan segera - atau, ketika memulakan dengan versi digital, mencetak salinan kertas jika perlu - dan kemudian memfailkan salinan kertas itu dan bekerja dari salinan digital untuk menjimatkan masa dan masalah. Cetak salinan kertas yang dikemas kini mengikut fail yang anda perlukan. Jangan biarkan fail dan folder menumpuk di desktop atau di meja anda. Simpan semuanya di lokasi yang sesuai apabila anda tidak menggunakannya secara aktif.

Menyelenggara Fail Digital

Ketika berkaitan dengan rekod elektronik, semasa fasa permulaan, semua fail anda mungkin muat pada satu komputer — dan anda mungkin menjadi pekerja tunggal. Walau bagaimanapun, operasi akan berkembang seiring berkembangnya perniagaan dan pembayaran gaji anda, sehingga akhirnya anda dapat mengharapkan untuk memisahkan jenis rekod asas ke komputer khusus mereka sendiri. Cukup potong "cabang" pokok penyimpanan rekod anda dan pindahkan folder yang sesuai ke komputer mereka sendiri. Selain itu, anda boleh membuat perubahan dan penyesuaian struktur fail anda semasa perniagaan anda berkembang, memerlukan bahagian organisasi yang baru. Kemudian, apabila fail dan folder anda semakin banyak, anda kadangkala dapat mengarkibkan rekod lama ke dalam subfolder arkib untuk mengurangkan kekacauan di ruang folder yang aktif. Simpan semua tempat di mana anda atau pekerja boleh mengaksesnya dengan mudah kemudian.

Menyelenggara Fail Kertas

Ketika datang ke fail kertas, kemas kini kabinet fail anda secara rutin jika perlu sehingga semua rekod mempunyai tempat yang logik. Secara berkala, buang fail lama yang mungkin tidak lagi anda perlukan untuk tujuan perniagaan atau cukai, dan arkibkan di lokasi yang berasingan - sama ada di kabinet fail arkib di lokasi, atau di gudang penyimpanan khusus.