Apakah Sistem Pembayaran Tunai?

Setiap perniagaan kecil memerlukan sistem pengeluaran tunai yang cekap dan selamat menangani pembayaran tunai syarikat. Akaun yang perlu dibayar, atau A / P, berkait rapat dengan pengeluaran tunai, dan kebanyakan transaksi diproses melalui A / P ketika pembayaran tunai dibuat. Dokumentasi yang betul adalah sebahagian daripada fungsi pengeluaran tunai yang berkesan, dan semua pengeluaran tunai mesti direkodkan dalam rekod kewangan syarikat. Kehadiran kawalan dalaman yang baik adalah penting dalam pengeluaran tunai dan membantu memastikan wang tunai dibayar untuk transaksi yang sah.

Fungsi Bayaran Akaun

Fungsi A / P bertugas meluluskan pembayaran atas transaksi vendor dan pemiutang syarikat. A / P menyetujui transaksi untuk pembayaran hanya apabila terdapat dokumentasi sokongan pada transaksi tersebut. Oleh kerana A / P sesuai dengan dokumen yang diperlukan untuk persetujuan transaksi, lebih baik ia tidak mencatat pembayaran sebenar kepada vendor atau pemiutang untuk mengelakkan pembayaran transaksi yang tidak menentu atau tidak sah.

Dokumentasi Transaksi

Sebilangan besar pembayaran tunai adalah pembayaran invois. Contohnya, ketika inventori dibeli, transaksi harus mempunyai invois, bersama dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang dagangan, sebelum pembayaran transaksi dilakukan. Untuk perkhidmatan, invois harus merujuk kepada kontrak yang memperincikan perjanjian kerja antara pihak. Dokumentasi yang hilang boleh menjadi tanda transaksi yang tidak lengkap, seperti tidak menghantar produk atau perkhidmatan, atau aktiviti penipuan.

Rakaman Transaksi

Apabila perniagaan anda membeli atau menerima barang bernilai dengan harga tertentu, ia dicatat sebagai kredit kepada liabiliti atau akaun tunai. Transaksi kredit yang direkodkan sebagai liabiliti dibayar pada tarikh yang akan datang dan, setelah dokumentasi yang diperlukan diterima, liabiliti tersebut didebitkan dan wang tunai dikreditkan untuk jumlah pembayaran. Rakaman transaksi pada rekod kewangan diikuti dengan penciptaan cek atau pembayaran elektronik yang dikeluarkan kepada vendor.

Kawalan Dalaman

Kawalan dalaman yang baik dalam pengeluaran tunai sangat penting untuk mengelakkan kehilangan wang tunai. Sebaik-baiknya, kakitangan A / P tidak boleh mengurus pembayaran tunai, untuk mengelakkan pembayaran transaksi tidak sah. Pemisahan tugas ini dapat melindungi akaun tunai anda. Sekiranya perniagaan anda terlalu kecil untuk pengaturan ini, pekerja yang tidak terlibat dengan A / P mesti mendamaikan akaun bank anda setiap bulan dan melakukan audit rawak pembayaran tunai untuk menilai apakah pembayaran tunai adalah untuk transaksi yang sah.