Cara Mencari Kesalahan dalam Imbangan Percubaan yang Tidak Diselaraskan

Kekuatan kaedah perakaunan entri dua berpusat di sekitar sifat semakan sendiri, yang menunjukkan keyakinan bahawa rekod kewangan perniagaan adalah lengkap dan tepat. Imbangan percubaan adalah laporan perakaunan yang tidak begitu penting sekarang kerana perisian perakaunan komputer menginternalisasi prosedur kemasukan dua kali, memerlukan satu rakaman transaksi, dan dengan itu menghilangkan kesalahan transkripsi antara entri debit dan kredit dari satu transaksi.

Baki percubaan masih mempunyai tempat, walaupun, apabila seorang penjaga buku atau akauntan ingin menunjukkan keadaan jeneral sebelum membuat pembetulan ralat, yang disebut penyesuaian, diperlukan ketika baki percubaan tidak akan seimbang. Sama ada anda menggunakan sistem perakaunan berasaskan manual atau komputer, baki percubaan yang tidak disesuaikan berfungsi sebagai dokumen dalaman yang kuat untuk mengekalkan ketepatan akaun syarikat.

Menyusun Laporan Imbangan Percubaan yang Tidak Diselaraskan

Dalam bentuk termudah, laporan imbangan percubaan pada dasarnya terdiri daripada tiga lajur: nama akaun dan jumlah debit dan kredit untuk setiap akaun. Akaun adalah sifatnya sama ada akaun debit atau kredit, jadi biasanya hanya ada data di lajur yang sesuai. Lajur yang lain mempunyai nilai sifar. Jumlah debit dan kredit untuk semua akaun mesti sama untuk membantu mengesahkan ketepatan data dalam lejar umum dan baki percubaan tidak akan seimbang jika transaksi tidak dimasukkan dengan betul dalam satu akaun debit dan kredit. Menyiapkan laporan imbangan percubaan sebelum membuat pembetulan disebut imbangan percubaan yang tidak disesuaikan. Sekiranya ia bebas ralat, atau jika pembetulan pada akaun kemudian dibuat untuk menjadikannya seimbang, laporan seterusnya kemudian disebut baki percubaan yang disesuaikan.

Akaun mana yang paling mungkin mempunyai baki debit?

Biasanya, akaun seperti perbelanjaan, kerugian, aset, wang tunai dan akaun penarikan pemilik mempunyai baki debit. Ini adalah akaun yang nilainya meningkat dengan entri debit sementara menurun dengan catatan kredit. Begitu juga, akaun seperti penjualan, keuntungan modal, liabiliti dan ekuiti pemilik mempunyai baki kredit. Baki mereka meningkat apabila dikreditkan, dan dikurangkan dengan debit.

Semua transaksi membuat entri debit dan kredit, walaupun anda memasukkan transaksi hanya sekali dalam aplikasi perakaunan yang membuat format entri dua kali dalam perisian. Sebagai contoh, syarikat yang menerima pinjaman bank sebanyak $ 5,000 akan mendebitkan akaun tunai, meningkatkan nilai akaun tersebut sebanyak $ 5,000, dan pada masa yang sama mengkreditkan akaun hutang notanya dengan jumlah yang sama, kerana jumlah pinjaman yang belum dijelaskan telah meningkat.

Apakah Contoh Ralat Transkripsi?

Pertimbangkan pinjaman bank $ 5,000 dari perspektif baki percubaan. Sekiranya kedua-dua entri debit dan kredit sepadan, transaksi ini seimbang dan tidak memberi kesan negatif terhadap baki percubaan lejar umum. Walau bagaimanapun, bayangkan syarikat menggunakan sistem pembukuan manual, dan catatan pinjaman didebitkan ke akaun tunai sebagai $ 5,000 tetapi dikreditkan ke akaun nota hutang sebagai $ 500. Untuk lejar umum termasuk akaun ini, baki percubaan tidak akan seimbang jika ini dibiarkan. Oleh kerana jumlah debit dan kredit mudah dibandingkan pada laporan baki percubaan, baki percubaan yang tidak disesuaikan akan menunjukkan perbezaan $ 4,500 antara debit dan kredit. Nol yang hilang adalah contoh ralat transkripsi yang ditemui oleh laporan imbangan percubaan.

Kesalahan didedahkan oleh Imbangan Percubaan yang Tidak Diselaraskan

Walaupun cukup efektif untuk mengungkapkan beberapa jenis kesalahan, keseimbangan percubaan yang tidak disesuaikan tidak akan menentukan setiap kesalahan, dan sebenarnya ada beberapa jenis kesalahan yang tidak dapat dikesan oleh keseimbangan percubaan. Sebagai contoh, jika lejar dimatikan sebanyak $ 0,80, proses apa yang akan anda gunakan untuk mencari kesalahan? Terdapat beberapa langkah yang boleh anda jalani, yang semakin kompleks, tetapi perkara pertama yang harus dipertimbangkan adalah jumlah ketidakseimbangan. Nombor seperti $ 0,80 hanya dapat meninggalkan sen dari satu entri. Oleh itu, secara logiknya, anda dapat mencari transaksi dari debit atau kredit, yang mana yang menunjukkan 80 sen lebih, dengan jumlah yang berakhir pada $ 0,80 dan memeriksa entri yang sesuai di akaun lain.

Perbezaan 80 sen boleh menjadi kumulatif atau rawak, menjadikan carian anda lebih sukar. Langkah biasa untuk mencari kesilapan dalam baki percubaan termasuk:

  • Menambah lajur keseimbangan percubaan dengan tidak betul: dijumpai hanya dengan memeriksa semula penambahan.

  • Hilang akaun lejar: bandingkan jumlah ketidakseimbangan dengan entri akaun di lajur nilai lebih tinggi untuk mencari akaun yang hilang dari lajur nilai rendah.

  • Memasukkan akaun di ruangan lejar yang salah: bahagikan jumlah ketidakseimbangan dengan 2 dan cari baki akaun untuk jumlah ini.
  • Bagilah jumlah ketidakseimbangan dengan 9: Sekiranya ketidakseimbangan dapat dibahagi secara merata dengan 9, kemungkinan berlaku transposisi (pertukaran digit) atau penempatan trans (penempatan titik perpuluhan yang salah) yang menyebabkan kesalahan.

Sekiranya kesilapan masih ada, anda perlu mencari akaun individu yang termasuk dalam baki percubaan.

Amaran

Beberapa kesilapan tidak dinyatakan oleh baki percubaan, termasuk kesalahan seperti urus niaga yang dihilangkan atau kesalahan yang direkodkan dengan salah tetapi sama dalam dua akaun. Imbangan percubaan yang tidak seimbang pasti menunjukkan kesilapan, sedangkan keseimbangan percubaan yang seimbang mungkin atau tidak bebas daripada kesalahan.