Pengenalan Prosedur Pejabat

Sekiranya anda menggaji orang lain di perniagaan kecil anda, penting untuk menetapkan prosedur pejabat yang jelas untuk anda dan pekerja anda ikuti. Cara anda memilih untuk menyampaikan prosedur terserah kepada anda — anda boleh memasukkannya di papan buletin atau membuat manual pejabat kecil untuk diedarkan kepada semua orang. Senarai prosedur anda boleh berkembang lama, tetapi ada beberapa perkara penting yang boleh anda gunakan untuk memulakan.

Keselamatan dan Keselamatan Kerja

Setiap pekerja perlu mengetahui lokasi pintu kecemasan, alat pertolongan cemas, alat pemadam api dan alat keselamatan lain serta prosedur pemindahan. Prosedur ini menjadi lebih mengerikan apabila anda menjalankan perniagaan kecil di kilang, di tapak pembinaan atau di lokasi kerja yang berpotensi berbahaya. Juga penting untuk memberi arahan kepada pekerja mengenai prosedur keselamatan di pejabat. Pastikan anda menghantar senarai nombor telefon kecemasan, membuat sistem pelaporan kejadian dan melatih pekerja mengenai cara menangani kemungkinan konfrontasi atau ancaman. Jelaskan polisi pintu di pejabat anda. Sebagai contoh, pekerja tidak boleh mengusir pintu terbuka atau membiarkan orang asing memasuki bangunan kerja.

Pesanan Bekalan

Setiap pekerja harus mempunyai maklumat lengkap mengenai pembekal standard anda untuk pelbagai keperluan di syarikat dan mengetahui proses menghasilkan pesanan pembelian.

Pemprosesan Invois

Apabila vendor menghantar invois ke bahagian syarikat yang perlu dibayar akaun syarikat anda, anda harus mempunyai prosedur mudah untuk mengesahkan invois ini dan menghantar pembayaran tepat pada waktunya. Sebagai contoh, sebelum memotong cek, penting untuk memastikan bahawa semua barang telah diterima dalam keadaan bekerja dan mengirim semua pulangan yang diperlukan untuk menerima kredit. Prosedur ini hanya berlaku untuk sebilangan pekerja anda yang diberi kuasa untuk memproses pembayaran.

Khidmat Pelanggan

Pastikan untuk menggariskan prosedur perkhidmatan pelanggan. Ini merangkumi segalanya dari cara menjawab telefon (pada dering pertama) hingga bagaimana menangani pelanggan sukar yang menghubungi perniagaan anda. Sekiranya pekerja anda mesti kerap berurusan dengan panggilan atau lawatan dari pelanggan, pertimbangkan untuk membuat skrip yang harus diikuti oleh pekerja ini untuk mengikuti senarai prosedur perkhidmatan pelanggan anda.