Adakah Majikan Perlu Mengekalkan Stub Gaji?

Undang-undang buruh persekutuan menghendaki anda menyimpan rekod gaji bagi pekerja anda, tetapi anda tidak perlu membuat cek untuk diri sendiri atau pekerja anda. Namun, beberapa negeri mempunyai undang-undang buruh yang mewajibkan untuk memberikan maklumat gaji terperinci kepada pekerja. Sebagai contoh, di Illinois, seorang majikan mesti memberikan rintisan atau dokumen berasingan yang menyenaraikan semua pemotongan, dan di California, majikan mesti memberikan pekerja dengan dokumen atau dokumen untuk semua data gaji yang digunakan untuk mengira gaji bersihnya. Anda boleh menyimpan salinan tunggakan gaji sebagai sebahagian daripada rekod gaji wajib anda. Kecuali rintisan mengandungi semua maklumat yang diperlukan, namun rintisan itu tidak akan memenuhi undang-undang persekutuan.

Maklumat yang Perlu Anda Simpan

Undang-undang persekutuan menghendaki anda menyimpan maklumat asas bagi setiap pekerja, termasuk nama dan alamat penuhnya, nombor Jaminan Sosial, jantina, pekerjaan dan, jika seorang pekerja berusia di bawah 19 tahun, tarikh lahirnya. Setiap catatan gaji mesti menunjukkan hari dan waktu minggu kerja bermula, jumlah jam pekerja bekerja setiap hari dan jumlah jam untuk minggu kerja. Rekod mesti menunjukkan asas untuk menentukan upah. Anda mesti menunjukkan kadar pekerja tetap setiap jam, jumlah gaji tetap dan jumlah gaji lebih masa untuk pekerja yang tidak dikecualikan, tetapi anda mungkin mengecualikan maklumat ini untuk pekerja yang dikecualikan. Rekod mesti memperincikan setiap pemotongan atau penambahan yang mempengaruhi gaji pekerja, jumlah gaji bersih, tempoh gaji dan tarikh pembayaran.

Tempoh Pengekalan

Walaupun undang-undang negeri berbeza-beza, undang-undang persekutuan mengharuskan anda menyimpan rekod gaji, rekod pembelian dan penjualan yang digunakan untuk mengira kontrak gaji dan kesatuan selama minimum tiga tahun. Simpan dokumen sumber untuk pembayaran gaji, seperti kad masa, tiket kerja dan jadual, sekurang-kurangnya dua tahun.

Dokumen Sumber

Anda boleh meminta pekerja menggunakan jam waktu, mencatat waktu berhenti dan waktu mula secara elektronik atau menyediakan laporan waktu manual. Undang-undang persekutuan juga membenarkan anda menerima laporan dari penjaga masa mengenai setiap waktu kerja pekerja. Sekiranya pekerja membuat jadual tetap, anda boleh menyimpan salinan jadual dan mencatat pengecualian sahaja.

Penyimpanan Rekod

Undang-undang persekutuan menghendaki majikan menyimpan rekod pembayaran gaji di lokasi yang selamat di tempat kerja pekerja atau di lokasi pusat majikan. Sekiranya pemeriksa dari Jabatan Tenaga Kerja meminta pemeriksaan rekod anda, anda mesti dapat menghasilkan fail yang disimpan di luar lokasi tidak lebih dari 72 jam setelah dia membuat permintaan tersebut. Oleh kerana catatan gaji dan catatan gaji mengandungi maklumat peribadi, lebih baik menyimpan fail tersebut di dalam laci terkunci dengan akses terhad kepada mereka yang mempunyai keperluan sebenar untuk menyemak fail tersebut.