Apakah Jenis Komunikasi Yang Perlu Digunakan Semasa Projek?

Komunikasi dan bagaimana anda bergaul dengan ahli pasukan lain sangat penting untuk kejayaan sesuatu projek. Pelbagai jenis komunikasi mungkin terlibat dalam keseluruhan perancangan dan pelaksanaan projek akhir dan boleh merangkumi interaksi lisan, bertulis, elektronik dan tatap muka. Aliran maklumat juga memainkan peranan penting dalam menjayakan projek anda.

Tertulis

Komunikasi bertulis mudah disalin dan dihantar kepada semua anggota pasukan. Tarikh akhir, prosedur dan polisi syarikat semuanya harus dihantar dalam bentuk bertulis untuk mengelakkan salah faham. E-mel adalah bentuk yang berkesan untuk menyampaikan maklumat penting, terutamanya ketika bahagian pasukan projek anda berada di lokasi yang berbeza. Kejelasan adalah mustahak untuk menyampaikan perincian dan maklumat yang tepat kepada semua peserta. Anda harus mengelakkan terlalu banyak memuatkan anggota pasukan dengan data dan mengutamakan maklumat yang diperlukan oleh ahli pasukan untuk menyelesaikan bahagian projek mereka. Elakkan terlalu banyak ahli projek dengan dokumen dan data yang tidak berkaitan.

Elektronik

Sebagai tambahan kepada mesej dan arahan dalam e-mel, anda dapat menggunakan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi yang cepat dan berkesan. Gunakan perjumpaan video apabila para peserta dapat memanfaatkan sumbang saran atau pertanyaan dan jawapan ketika pasukan anda tersebar di lokasi yang berbeza. Anda boleh melampirkan hamparan dan fail video ke e-mel untuk persembahan yang lebih mendalam kepada ahli pasukan. Gunakan halaman web dalaman anda untuk memberikan maklumat dan kemas kini yang dapat diakses oleh peserta projek pada bila-bila masa dan tempat. Laman web adalah sumber yang berkesan yang membolehkan semua ahli pasukan mengikuti perkembangan projek, bahkan di kawasan di mana mereka tidak akan memainkan peranan.

Bersemuka

Mesyuarat tatap muka secara individu dan berpasukan memainkan peranan penting dalam keseluruhan proses komunikasi yang membawa kepada penyelesaian projek yang berjaya. Apabila anda bercakap secara peribadi dengan ahli pasukan, anda dapat mengukur reaksi dan memastikan mesej anda diterima. Mengumpulkan ahli pasukan meningkatkan semangat dan dapat meningkatkan kreativiti dan semangat untuk projek ini. Mesyuarat sesuai ketika agenda dirancang dan anda ingin memastikan semua orang yang terlibat mendengar mesej yang sama. Bengkel, seminar dan perjumpaan menimbulkan kerjasama dan pertukaran idea baru secara percuma.

Responsif

Satu aspek komunikasi yang sangat penting yang sering diabaikan adalah mendengar. Pendengaran aktif diperlukan untuk memberi tahu ahli pasukan bahawa apa yang mereka katakan, tulis atau paparkan telah diterima dengan tepat. Maklum balas datang dalam pelbagai bentuk. Secara peribadi, bahasa badan anda menggambarkan tahap perhatian anda sementara soalan dan input tepat pada masanya menunjukkan bahawa anda telah mendengar mesej tersebut. Respons e-mel, pesanan teks dan memo memberitahu ahli pasukan lain bahawa mesej mereka diterima dan difahami.